เซ็นครั้งเดียวระหว่างการตั้งค่า จากนั้นประวัติสุขภาพทุกฉบับที่ผู้ป่วยกรอกเสร็จจะถูกเซ็นกำกับโดยอัตโนมัติโดยทันตแพทย์ผู้รักษาเมื่อตรวจสอบแล้ว ไม่ต้องใช้กระดาษ ไม่มีลายเซ็นที่พลาด ไม่มีกองเอกสารท้ายวัน
ลายเซ็นแต่ละรายการผูกกับช่วงเวลาที่ตรวจสอบอย่างแม่นยำด้วยการประทับเวลาแบบเข้ารหัส ไฟล์ PDF ที่เซ็นชื่อแล้วจะแสดงว่าใครเซ็น เมื่อใด บนอุปกรณ์ใด และสร้างบันทึกการตรวจสอบที่สามารถยืนยันได้ซึ่งบริษัทประกันความผิดพลาดทางการแพทย์ของคุณสามารถดึงข้อมูลได้ตามต้องการ
ประวัติสุขภาพที่เซ็นชื่อแล้วจะถูกเข้ารหัสในระดับฟิลด์ด้วย AES-256-GCM และบันทึกกลับไปยังแฟ้มประวัติผู้ป่วยใน PMS ของคุณ ต้นฉบับจะถูกเก็บรักษาตามกฎการเก็บรักษาบันทึกของรัฐของคุณ — 7 ปี 10 ปี หรือตลอดอายุของผู้ป่วย
ไม่มีกฎหมายระดับประเทศฉบับใดที่ระบุรัฐทุกรัฐที่กำหนดให้ทันตแพทย์ต้องเซ็นชื่อในประวัติสุขภาพของผู้ป่วย ข้อกำหนดมักมาจากกฎของคณะกรรมการทันตแพทย์ของรัฐหรือมาตรฐานของบริษัทประกันความผิดพลาดทางการแพทย์ที่ถือว่าการตรวจสอบและลายเซ็นของทันตแพทย์เป็นมาตรฐานการดูแล ตัวอย่างบางส่วน:
Michigan Administrative Code R 338.11120 (Dental treatment records) กำหนดให้บันทึกการรักษาของทันตแพทย์ต้องรวมประวัติทางการแพทย์และทันตกรรมของผู้ป่วย และทันตแพทย์ — หรือผู้บำบัดทันตกรรม — ต้องระบุตัวตนในบันทึกสำหรับทุกขั้นตอนการรักษา คณะกรรมการตีความว่าข้อกำหนดนี้หมายความว่าทันตแพทย์ต้องเซ็นชื่อหรือลงอักษรย่อในส่วนประวัติสุขภาพของบันทึก
แหล่งที่มา: Michigan Administrative Code R 338.11120
California Dental Association แนะนำว่าหลังจากผู้ให้บริการทันตกรรมตรวจสอบแบบฟอร์มประวัติสุขภาพกับผู้ป่วยแล้ว ควรให้ผู้ให้บริการเซ็นชื่อและลงวันที่ในแบบฟอร์มด้วย นี่เป็นแนวทางวิชาชีพมากกว่ากฎหมายที่ระบุไว้ชัดเจน แต่บริษัทประกันความรับผิดของ California และ Dental Practice Act โดยทั่วไปถือว่าลายเซ็นของทันตแพทย์เป็นองค์ประกอบที่จำเป็นของบันทึกผู้ป่วย
แหล่งที่มา: California Dental Association practice guidance
แหล่งข้อมูลจาก CDC คณะกรรมการทันตแพทย์ของรัฐ และบริษัทประกันความผิดพลาดทางการแพทย์ระบุว่าการไม่ได้รับและให้ทันตแพทย์เซ็นชื่อในแบบฟอร์มประวัติสุขภาพอาจถือเป็นความประมาทเลินเล่อ Texas, Florida, New York และรัฐอื่นๆ อีกหลายรัฐแสดงความคาดหวังเดียวกันผ่านแนวทางของคณะกรรมการและสัญญาของบริษัทประกันมากกว่ากฎหมายที่ชัดเจน — แต่มาตรฐานในทางปฏิบัติก็เหมือนกัน
ในกรณีที่ดีที่สุด ก็ไม่เกิดอะไร ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด — ผู้ป่วยมีอาการไม่พึงประสงค์ มีปฏิกิริยาระหว่างยาที่ประวัติเปิดเผยไว้ หรือมีคำขอบันทึกมาถึงโต๊ะของคุณจากคณะกรรมการของรัฐ — ประวัติสุขภาพที่ไม่มีลายเซ็นจะกลายเป็นหลักฐาน A บริษัทประกันความผิดพลาดทางการแพทย์และทนายความของโจทก์ต่างมองหาช่องว่างนี้โดยเฉพาะ
การแก้ไขไม่ใช่การฝึกอบรมที่หนักหน่วงขึ้นหรือเช็คลิสต์ที่เข้มงวดกว่า การแก้ไขคือการทำให้เป็นไปไม่ได้ที่การรับข้อมูลที่เสร็จสมบูรณ์จะไปถึงแฟ้มประวัติโดยไม่มีลายเซ็นของทันตแพทย์ นั่นคือสิ่งที่การลงนามรับรองอัตโนมัติทำ
สี่ขั้นตอน ทั้งหมดเบื้องหลัง ผู้ป่วยไม่เห็น ทันตแพทย์เซ็นชื่อครั้งเดียวแล้วลืมมันไป
ระหว่างการเริ่มใช้งาน ทันตแพทย์วาดหรืออัปโหลดลายเซ็นและยืนยันชื่อและหมายเลขใบอนุญาต เท่านี้ — ลายเซ็นจะถูกเก็บแบบเข้ารหัสในที่เก็บของคลินิก
ผู้ป่วยกรอกประวัติสุขภาพบนอุปกรณ์ใดก็ได้ คำตอบทั้งหมดจะถูกเข้ารหัสขณะกรอกและรวมเป็น PDF เมื่อส่ง
PDF จะมาถึงคิวการตรวจสอบของผู้ให้บริการ แตะหนึ่งครั้งบนแดชบอร์ดเพื่อใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของทันตแพทย์ การประทับเวลา และหมายเลขใบอนุญาตในส่วนประวัติสุขภาพ
PDF ที่ลงนามรับรองแล้วจะถูกจัดเก็บด้วยแฮชที่ป้องกันการแก้ไขและบันทึกกลับไปยังแฟ้มประวัติผู้ป่วยใน Dentrix, Eaglesoft, Open Dental, CareStack หรือ PMS ของคุณ
PDF การรับข้อมูลทุกฉบับมีบันทึกการตรวจสอบครบถ้วนที่คณะกรรมการของรัฐและบริษัทประกันความผิดพลาดทางการแพทย์ของคุณต้องการเห็น — โดยทีมของคุณไม่ต้องรวบรวมอะไรเลย
ประวัติสุขภาพที่เซ็นชื่อแล้วได้รับการเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และความคุ้มครอง BAA เดียวกันกับส่วนอื่นๆ ของ Intake Dental หากคุณเป็นลูกค้าอยู่แล้ว การลงนามรับรองอัตโนมัติจะเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น — ไม่ต้องตั้งค่าเพิ่ม ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม
ไม่มีรัฐใดมีกฎหมายทั่วไปที่ระบุว่า “ทันตแพทย์ต้องเซ็นชื่อในแบบฟอร์มประวัติสุขภาพ” สิ่งที่มีอยู่คือการผสมผสานของกฎบริหารของคณะกรรมการทันตแพทย์ของรัฐ (Michigan เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุด) แนวทางวิชาชีพในรูปแบบ CDA (California) และภาษาในสัญญาของบริษัทประกันความผิดพลาดทางการแพทย์ (Texas, Florida, New York และอื่นๆ อีกมาก) ที่รวมกันถือว่าลายเซ็นเป็นมาตรฐานการดูแล คำแนะนำในทางปฏิบัติคือให้เซ็นชื่อทุกฉบับ
ลายเซ็นจะปรากฏเป็นลายเซ็นด้วยภาพของทันตแพทย์ (วาดหรืออัปโหลดระหว่างการตั้งค่า) พร้อมชื่อที่พิมพ์ หมายเลขใบอนุญาต วันที่ และเวลา ในช่องลายเซ็นที่สงวนไว้สำหรับผู้ให้บริการ ใต้ลายเซ็นที่มองเห็นได้จะมี cryptographic hash ที่เชื่อมโยงกับไบต์ของเอกสารที่แน่นอน ดังนั้นลายเซ็นจึงไม่สามารถถูกนำไปใช้กับแบบฟอร์มอื่นได้ครับ/ค่ะ
ภายใต้กฎหมาย ESIGN Act ของรัฐบาลกลางและ UETA (ซึ่งใช้ใน 49 รัฐ) ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเท่าเทียมกับลายเซ็นด้วยปากกา ตmindว่าผู้ลงนามมีเจตนาที่จะลงนามและลายเซ็นเชื่อมโยงกับเอกสารอย่างน่าเชื่อถือ กระบวนการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของเราผ่านทั้งสองเกณฑ์ — เจตนาถูกบันทึกผ่านการอนุมัติแบบแตะครั้งเดียว และลายเซ็นถูกผูกมัดกับเอกสารด้วยระบบ cryptographic คณะกรรมการทันตแพทย์บางรัฐมีกฎการเก็บบันทึกเฉพาะ เราปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดที่สุดโดยค่าเริ่มต้นครับ/ค่ะ
การลงนามอัตโนมัติถูกสร้างไว้ในกระบวนการกรอกข้อมูลดิจิทัลของ Intake Dental หากคุณสแกนแบบฟอร์มกระดาษเข้าระบบ คุณยังสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของทันตแพทย์ผ่านคิวตรวจสอบได้ แต่คุณจะสูญเสียบันทึกการตรวจสอบอุปกรณ์/IP จากฝั่งผู้ป่วย หากคุณใช้ผลิตภัณฑ์กรอกข้อมูลอื่น เราสามารถส่งออก PDF ที่ลงนามแล้วไปยัง PMS ของคุณได้ แต่คุณจะไม่ได้รับ timestamp หรือ tamper-evident hash เว้นแต่ข้อมูลจะอยู่ในระบบของเราตั้งแต่ต้นจนจบครับ/ค่ะ
แหล่งที่มา: CDC, state dental board guidance และ carrier compliance memos
หน้านี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย กรุณาตรวจสอบกฎของคณะกรรมการทันตแพทย์ของรัฐและสัญญาของบริษัทประกันความผิดพลาดทางการแพทย์ของคุณสำหรับข้อกำหนดที่แน่นอนที่ใช้กับคลินิกของคุณ สรุปง่ายๆ ก็คือ: ไม่ว่าจะมีกฎหมายหรือไม่ การถือว่าลายเซ็นของทันตแพทย์เป็นสิ่งจำเป็นคือท่าทีที่ปกป้องตัวเองได้
ประวัติสุขภาพที่ลงนามแล้วจะถูกจัดเก็บในคลาวด์วอลท์ที่สอดคล้องกับ HIPAA ของคลินิกคุณด้วยการเข้ารหัสระดับฟิลด์ AES-256-GCM ระยะเวลาการเก็บรักษาเริ่มต้นที่ระยะเวลาที่ยาวกว่าระหว่าง 10 ปีนับจากการมาพบครั้งสุดท้ายหรือตลอดชีวิตของผู้ป่วย — ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของคณะกรรมการรัฐของคุณ คุณสามารถดึงเอกสารที่ลงนามพร้อมบันทึกการตรวจสอบทั้งหมดได้ตลอดเวลาครับ/ค่ะ
คณะกรรมการทันตแพทย์ของรัฐและบริษัทประกันความรับผิดทางการแพทย์ถือว่าลายเซ็นของทันตแพทย์ในประวัติสุขภาพของผู้ป่วยเป็นส่วนหนึ่งของมาตรฐานการดูแล Intake Dental ลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของทันตแพทย์โดยอัตโนมัติในทุก PDF รับข้อมูลที่สมบูรณ์ พร้อมประทับเวลา บันทึกการตรวจสอบ และเขียนกลับไปยัง PMS ของคุณ
ตั้งค่าฟอร์มแรกของคุณได้ในเวลาไม่ถึงหนึ่งนาที ไม่ต้องมีสัญญาผูกมัด ไม่มีแรงกดดันค่ะ
